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Firmenumzug - das sollten Sie beachten

Mit einer gesamten Firma umzuziehen, ist ein großes Unterfangen, das sorgsam und rechtzeitig geplant werden will. Selbst wenn es sich nur um ein Büro mit drei Mitarbeitern handelt, müssen bei einem Firmenumzug mehr Dinge beachtet werden als bei einem privaten Umzug – geht es doch darum, Umsatzverluste zu vermeiden und den Betrieb so weit wie möglich am Laufen zu halten.

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Termine für den Firmenumzug festlegen

Zunächst sollten daher die Terminsachen geklärt werden: Wann soll der Firmenumzug stattfinden? Wochenenden bieten sich hier an, denn dann kann am Freitag bereits gepackt werden und am Montag am neuen Firmensitz die Arbeit wieder beginnen. Der Termin sollte mindestens vier Monate vor dem Firmenumzug festgelegt werden, damit genügend Zeit für die restliche Organisation bleibt. Sobald das Umzugsdatum feststeht, sollten alle Beteiligten informiert werden: Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner, aber auch Dienstleister und Behörden sowie Strom- und Wasserversorger und Versicherer. Auch sollte jetzt die neue Geschäftsausstattung in Auftrag gegeben werden und auf der Firmenwebsite ein Hinweis auf die neue Adresse eingerichtet werden.

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Danach geht es an die Terminierungen mit Speditionen, Handwerkern, Fachleuten für die Installation von Telefon- und EDV-Anlagen und den jeweiligen Vermietern. Auch ein Sperrmülltermin für nicht mehr benötigte Büromöbel kann jetzt vereinbart werden, ebenso ein Reinigungstermin für die alten Räume nach dem Firmenumzug: Online können Sie professionelle Reinigungskräfte kontaktieren und engagieren.

Konkrete Vorbereitungen für den Firmenumzug

Etwa einen Monat vor dem Termin kann dann der Firmenumzug geplant werden: Erstellen Sie einen Einrichtungsplan für die neuen Räume und beziehen Sie die Mitarbeiter in die Einrichtungsplanung mit ein. Mit der Spedition sollten Sie genau klären, welche Dienste diese übernimmt: Gibt es genügend Mitarbeiter für Auf- und Abbau? Stellt die Spedition auch Verpackungsmaterial zur Verfügung? Kümmert sie sich um Halteverbotszonen? Legen Sie jetzt auch den Umzugsablauf fest – so haben die Mitarbeiter Zeit, sich auf den Umzugstag einzustellen.

Ein Firmenumzug als Chance für Veränderungen

Ein Firmenumzug ist auch immer eine Gelegenheit, Abläufe wie Einrichtungen einmal zu überprüfen und gegebenenfalls zu verbessern: Sollte der Drucker nicht besser an einem anderen Platz stehen? Kann man im Zuge des Firmenumzuges möglicherweise das Archiv digitalisieren? Sind EDV- und Telefonanlage noch up-to-date oder sollten nicht besser moderne Geräte angeschafft werden? Nutzen Sie den Firmenumzug, um auf- und umzuräumen.

Nach dem Firmenumzug sollten Sie eine kleine Einweihungsparty veranstalten – dies ist einerseits ein kleines Dankeschön für Helfer und Mitarbeiter, andererseits auch eine gute Gelegenheit zur Kundenbindung!